Comment organiser un événement, un salon… dans un monde post COVID ?

Avec le retour à des conditions sanitaires plus normales, organiser un événement physique (salon, soirée networking, inauguration…) redevient possible.

C’est le moment de retrouver vos clients, prospects, distributeurs, collaborateurs… et de renouer des liens.

En effet, autant un webinaire est simple à organiser, autant être assis devant son écran ne vaudra jamais le plaisir d’une rencontre physique, d’un dîner ou d’assister à une présentation en direct.

Cependant, organiser un événement physique nécessite de prendre en compte les changement des habitudes et le maintien d’un protocole sanitaire même llégé.

C’est pourquoi, je vais vous présenter quelques conseils pour organiser votre prochain événement post COVID.

1 – Commencez à vous demander pourquoi vous devez organiser cet événement, et surtout pourquoi une personne se déplacerait.

Cela peut sembler évident, mais rappelez-vous que le temps de vos clients et prospects est précieux.

C’est encore plus vrai dans le contexte actuel où la pression sur les chiffres est importante et que le télétravail est parfois synonyme de moindre productivité.

Il faut donc qu’une personne puisse justifier le temps qu’il va passer à l’événement et surtout la valeur ajoutée qu’elle va en retirer au travail.

Ces deux ou trois heures passées à votre événement doivent ainsi générer bien plus de valeur ajoutée.

Cette valeur ajoutée peut être directement liée à l’usage de vos produits et services, ou pour accéder à des informations professionnelles.

Cela peut être

• Un atelier technique pour mieux utiliser le produit ou découvrir des nouveautés exclusives.
• L’accès à un expert qui donnera des conseils pour un projet, un produit…
• Un témoignage client, un retour d’expérience.. lié à un projet qui va être lancé.
• Une présentation sur une nouvelle tendance clé ou un sujet stratégique pour l’entreprise.
• L’accès en quelques heures à un panel d’informations, d’experts…
• Un rendez-vous avec les directeurs d’une l’entreprise, à des décideurs, à un entretien VIP…
• …

Ce seront ces types de contenus qui permettront de justifier un déplacement à votre événement et qu’un entretien à distance, un wébinaire… n’apporte pas.

Bien entendu, il y a aussi l’officieux, c’est à dire tout ce qui va motiver les personnes à se déplacer, mais qui ne sera pas évoqué :

• Visiter un lieu d’exception (un monument historique…).
• L’intervention d’un expert, d’une star…
• La promesse d’un bon moment (spectacle, session sportive, discours inspirant…).
• Le plaisir de rencontrer les équipes en face à face mais aussi d’autres personnes du secteur
• …

Vous devez donc garder bien en tête ces deux aspects, en jouant sur les deux tableaux.

Pour être sûr d’aborder des sujets qui vont vraiment intéresser vos contacts, le plus simple reste encore d’envoyer une simple enquête auprès de vos contacts afin de connaître leurs priorités pour les mois à venir, les sujets qu’ils aimeraient que vous évoquiez…

En revanche, au delà des questions ouvertes, ajoutez toujours en premier des suggestions d’atelier afin d’obtenir immédiatement un feedback des ateliers qui remporteront le plus d’inscriptions.

Vous pouvez aussi jouer sur les horaires afin de ne pas trop empiéter sur les horaires de bureau.

Par exemple, vous pouvez organiser un événement en horaires décalés  :

• une soirée afterwork vers 18h30.
  • Le positif étant de pouvoir proposer un cocktail dinatoire, de finir vers 20h30 maximum…

• • Le négatif étant pour les parents qui doivent aller chercher les enfants, la distance pour se rendre au lieu et le retour…

• un petit déjeuner (vers 8h en région et entre 8h30 et 9h sur Paris) afin de ne pas trop empiéter sur la matinée..

• • Le positif étant de permettre aux personnes de venir directement de chez eux, de leur faire profiter d’un petit déjeuner, de finaliser la matinée vers 10h afin de permettre à tout le monde de retourner au bureau…
  • Le négatif étant de griller une matinée pour ceux qui travaillent loin, la garde des enfants, si votre événement dure après 11h vous devrez offrir un cocktail déjeunatoire…

Ce que vous devez faire : La première chose est de définir ce que vous voulez que vos invités fassent ou se souviennent lors de l’événement (votre objectif officieux). Puis, avant même de penser au thème de l’événement, pensez aux raisons qui feront que vos invités feront le déplacement pour vous rencontrer, comment vous allez les aider à justifier ce déplacement et comment faire qu’assister à votre événement sera simple. 

2 – Soignez encore plus les interventions et l’expérience participants

Si vos contacts vous font l’honneur de se déplacer, ce n’est pas pour subir une présentation qu’ils pourraient retrouver via un webinaire.

Il est essentiel de soigner la qualité de votre présentation et les interactions.

Par exemple, vous pouvez proposer des boîtiers de vote ou une app mobile afin d’obtenir un retour, des notes… directement lors de la présentation.

Ce côté interactif permet de partager des résultats en direct, d’obtenir des retours… 

De même, l’événement doit être conçu comme un moment de partage et d’échange avec l’ensemble des participants, c’est à dire que :

• La discussion avec la salle doit être ouverte, par exemple faites circuler un micro avec la possibilité de poser des questions directement aux décideurs sans filtre.
• Vos collaborateurs ne doivent pas rester ensemble en groupe, mais ils doivent aller au devant des clients et discuter avec eux.
• Les participants doivent avoir des moments pour networker entre eux. Cela peut être par exemple l’astuce de leur demander de donner leur carte de visite à la personne à droite et à gauche lors d’une présentation, ou un petit jeu pour trouver une personne complémentaire (chaque personne ayant la moitié d’un objet, par exemple une vis et un écrou…).
• Des moments de convivialité, comme par exemple un concert, une dégustation, un cours de cuisine…
• …

Le but est d’exploiter les avantages d’un événement physique versus en ligne.

Concernant les présentations, comme toujours il faut minuter les interventions, prévoir un modèle de slides powerpoint dédié, alléger les slides pour mettre moins de texte, utiliser des vidéos…

Si vous faites intervenir des prestataires, des clients… Faites bien attention à les briefer sur l’intervention autant que possible.

Pour cela, demandez leur quel est le message principal qu’ils veulent véhiculer afin de centrer toute la présentation sur ce sujet, et si possible en racontant une histoire avec un début, une fin et des péripéties entre temps…

Ce que vous devez faire : Ne faites pas une présentation en mode “webinaire” ou présentation scolaire lors d’un événement physique, mais recherchez l’interaction, la discussion entre personnes… De même proposez des moments de convivialité entre les participants.

3 – Choisissez un lieu unique mais avant tout accessible

Un lieu original (un musée, un hôtel luxueux, un golf, un stade de foot…) fera toujours un bel effet auprès des invités, mais ce qui compte avant tout, c’est d’avoir un emplacement accessible.

Il est essentiel que les participants mettent moins de 45 minutes pour se déplacer sur le lieu.

De même, s’il doivent tourner 30 minutes pour trouver une place de parking, vous allez forcément les énerver avant même qu’ils n’arrivent sur place…

Vous ne trouvez pas de lieu proche ou vous voulez profiter de vos locaux pour organiser une partie de l’événement ?

Une bonne idée est de louer ou d’acheter une structure temporaire qui permet d’avoir à votre disposition une grande surface (pour un cocktail, une conférence… avec un espacement suffisant pour respecter la distanciation sociale).

Ainsi, si vous avez un terrain ou un parking de grande taille, vous pouvez louer une structure démontable.

Pour des lancements de produits, vous pouvez aussi mettre à disposition de vos clients un showroom à l’extérieur (avec un espace fermé et chauffé), afin de présenter vos produits en situation, de faire une inauguration…

Cela vous permettra par exemple d’organiser une visite de vos locaux, pour ensuite passer à la conférence dans la structure temporaire, avec un cocktail, une soirée…

Vous pourrez ainsi éviter de faire se déplacer vos invités sur un autre lieu, ou à l’inverse d’utiliser un lieu tiers alors que vous avez de l’espace dans vos locaux.

Ce genre de structure peut aussi vous servir à organiser un événement interne le premier jour, et un événement client la seconde journée.

Voici un exemple de bâtiment démontable :

En revanche, ce genre de structure en dur se loue sur plusieurs semaines, il faut donc rentabiliser l’investissement sur plusieurs événements (internes, clients, distributeurs…).

Pour les événements de courte durée, vous pourrez plutôt vous tourner vers des structures démontables plus simples et moins onéreuses (nb: attention dans ce cas à anticiper à la fois la température et les intempéries).

Ce que vous devez faire : Trouvez un lien original qui donnera envie à vos invités de venir, soit en recherchant par vous même (en partant d’un thème), soit en partant de la salle pour définir le thème (ex : en utilisant des sites de loueurs de salles comme kactus.com).

4 – Annoncez l’événement bien en avance, même sans le programme clairement défini

Partez du principe que vos contacts ont une mémoire de poisson rouge… car si pour vous, l’événement est le point d’orgue de semaines de travail, pour eux ce n’est parfois qu’un email qu’ils ont mis de côté et oublié au fin fond de leur boite email…

Il faut donc prévoir un dispositif de communication pour faire monter la pression

• 4 semaines avant
  • Mention sur votre site, dans la newsletter… avec la date et une information “Save the date” pour réserver la date dans l’agenda.
  • Page d’inscription provisoire avec la thématique globale.
  • Mention sur les factures ou flyer dans les colis.
  • …

• 3 semaines à 1 semaine avant le début
  • Emailing sur toute la base
  • Communication sur les medias sociaux (vidéo teaser, article sur les intervenants et les conférences…)
  • Encart dans votre newsletter
  • Mini site dédié ou landing page
  • Programme détaillé avec inscription, lieu, bonus, les intervenants…
  • Envoi d’une invitation papier.
  • Organisation d’un concours pour motiver les collaborateurs à partager sur les réseaux sociaux…
  • …

• 1 semaine avant relance sur toute la base et communication sur les medias sociaux
  • Mention sur votre site, dans la newsletter… avec la date et une information “Save the date” pour réserver la date dans l’agenda.
  • Message d’invitation par le directeur pour rappeler l’importance de l’événement.
  • Email envoyé au nom des commerciaux aux clients et prospects
  • Retargeting sur Facebook Ads des non ouvreurs de votre newsletter.
  • Relance par téléphone des clients clés pour les inciter à venir.
  • …

• Le jour J
  • Envoi de SMS pour rappeler l’adresse, le lieu…
  • Relance par téléphone par les commerciaux des personnes inscrites mais non présentes 15 minutes avant le début pour s’assurer qu’ils viennent bien.
  • Publication en live avec un # dédié
  • …

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article avec plus de 30 points à valider pour réussir un événement physique.

Même pour un événement physique, il est essentiel de capitaliser sur le digital et les réseaux sociaux, au minimum pour valoriser les participants, mais aussi pour montrer à ceux qui ne sont pas venus qu’ils ont manqué un événement incontournable.

Le hashtag sera là pour fédérer la communication sur Twitter, Linkedin, Facebook, Instagram…  Ce # devra être affiché sur les flyers, sur les présentations powerpoint…

Vous pouvez même organiser un concours lors de la journée, avec un cadeau pour la personne qui aura fait le plus de publications.

Vous devez donc nommer 1 personne dont le rôle sera exclusivement d’animer les réseaux sociaux, de prendre des photos, de publier des citations, de prendre des vidéos, de faire des lives…

Si nécessaire, prévoyez en amont de publications (avec  Postoplan, Buffer…) pour gagner du temps (ex: les slides de présentation des interventions…).

Faites également la promotion de votre événement en dehors de votre sphère d’influence, par exemple via des avis d’expert, des tribunes, un extrait d’une étude… que vous allez dévoiler lors de l’événement.

Profitez-en pour faire une annonce presse, et proposer aux journalistes de venir discuter avec vous.

Si vous avez un peu de budget, vous pouvez aussi demander à un caméraman de venir pour faire des interviews en live des participants, cela vous permettra d’avoir une dizaine de témoignages clients en 1 seule fois.

Utilisez aussi les outils de growth hacking pour automatiser vos communications sur les réseaux sociaux qui le permettent.

Par exemple, sur Linkedin vous pouvez utiliser Linked Helper (essai gratuit sur ce lien) pour envoyer des messages directs à vos contacts de niveau 1.

Vous pouvez même utiliser des messages directs sur Linkedin pour relancer à J-1 les inscrits afin de vous assurer qu’ils seront au rendez vous.

Ce que vous devez faire : Établissez un plan de promotion avec les actions à mettre en place, avant pendant et après votre événement physique pour ne rien oublier.

Quelques précautions pour organiser un événement physique post covid

Je suis sûr que vous imaginez le scandale si votre événement devenait un cluster de COVID, et que vous passiez au journal de 20 heures…

C’est pourquoi, il faut prévoir un protocole sanitaire strict afin de rassurer les participants, mais aussi vos collaborateurs.

Voici quelques bonnes pratiques simples à retenir (en complément des mesures sanitaires obligatoires) :

• Faites un check in digital via des QR codes, Rfid… et évitez les PC en self service.
• Évitez l’échange de documents papier, que cela soit des cartes de visite, des crayons pour s’inscrire…  proposez par exemple des QR codes sur les badges ou simplement de prendre une photo des badges…
• Protégez aussi vos speakers avec des micros désinfectés entre chaque intervention, un nettoyage des surfaces avant chaque prise de parole…
• Évitez les buffets self service et préférez un service individuel.
• Planifiez des sessions avec un nombre maximum de participants.
• Privilégiez les lieux ouverts (terrasse, jardins…) et aérez très régulièrement.
• Rappelez les mesures sanitaires via des flyers, des affiches… et communiquez dessus en amont de l’événement sur le site d’inscription.
• …

Dans tous les cas, faites une analyse de risques pour anticiper tout ce qui pourrait arriver, et ainsi prévoir en amont toutes les situations délicates.

Cette analyse de risque doit également prendre en compte tous les aspects logistiques :

• Les PC qui tombent en panne.
• L’intervenant qui tombe malade ou qui est cas contact.
• Les personnes qui oublient leurs masques.
• …

En conclusion, l’événement physique, un retour en force mais avec une obligation d’être encore plus qualitatif !

Le taux d’inscription et de participation des webinaires le prouvent : les gens se sont lassés des webinaires qui se multiplient, avec souvent une qualité moyenne.

C’est donc le moment de vous démarquer avec un événement physique original qui va apporter de la valeur ajoutée à vos contacts, les personnes ayant besoin de se revoir “en vrai”.

Cependant, autant un événement est un point d’orgue, autant l’après est parfois un peu négligé…

Ainsi la fourniture d’un fichier des participants aux commerciaux n’est plus suffisant.

Vous devez :

• Faire un résumé des moments forts via une vidéo, afin de valoriser le contenu.
• Ecrire des articles de blog sur les interventions, et publier les slides et vidéos.
• Exploiter les témoignages clients filmés en live.
• Envoyer une enquête de satisfaction aux participants pour détecter les points d’amélioration et d’enchantement.
• …

Et bien entendu faire un suivi du ROI de l’événement, avec les affaires détectées et signées afin de justifier l’organisation d’une nouvelle édition.